Zakładanie spółki

Pierwszą czynność w odniesieniu do osób prawnych lub spółek osobowych podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego powinno stanowić zawarcie odpowiedniej umowy spółki. Po zawarciu jej możliwe jest nadanie spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej odpowiedniego statusu spółki w organizacji.

W kontekście wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego zgłoszenia trzeba dokonać w terminie siedmiu dni od daty rozpoczęcia działalności tego podmiotu. Do odpowiedniego wniosku o dokonanie pierwszego wpisu do rejestru przedsiębiorców wnioskodawcy dołączają przede wszystkim umowę spółki, a także dokumenty potwierdzające uprawnienia do korzystania z lokali lub nieruchomości, w jakich to zlokalizowana jest siedziba spółki. Do wniosków o wpis podmiotów podlegających obowiązkowi co do wpisu do rejestru dołączane są uwierzytelniane w sposób notarialny albo składane przed sędzią bądź upoważnionym do tego pracownikiem sądu wzory podpisów ludzi upoważnionych do reprezentacji tych podmiotów lub prokurentów.

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne posiadają możliwość działania jako tak zwana „spółka w organizacji”, a to oznacza iż nie wystąpiło jeszcze faktyczne zarejestrowanie podmiotu. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji bądź spółki akcyjne w organizacji powstają z momentem zawarcia umów tych spółek.

Podmiot w organizacji może we własnym imieniu nabyć prawa, a w tym prawo własności nieruchomości oraz pozostałe prawa rzeczowe, zaciągnąć zobowiązania, pozwać oraz zostać pozywanym. W spółkach jednoosobowych w organizacji jedyni wspólnicy nie posiadają prawa do reprezentowania spółek. Nie dotyczy to jednak zgłaszania ich do sądu rejestrowego, w jakim wspólnik ten posiada uprawnienie do reprezentowania spółki.

Poza wnioskiem do Krajowego Rejestru Sądowego spółka złożyć musi w okienku podawczym właściwego sądu odpowiedni wniosek dotyczący celów podatkowych VAT, ZUS wspólników, a także wniosek REGON oraz wniosek o nadanie NIP. Może również pojawić się obowiązek rejestrowania poszczególnych wspólników w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Za przedsiębiorców w celach związanych z ZUS należy traktować wspólników jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Procedury rejestracji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych wymaga także działalność wspólników, komplementariuszy spółek osobowych (czyli spółki cywilnej, spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki komandytowej, spółki komandytowo – akcyjnej, jako przedsiębiorców), komandytariuszy. Spółka dodatkowo musi składać wniosek kierowany do GUS, a związany z nadaniem numeru REGON i do Urzędu Skarbowego w zakresie nadania numeru NIP.

W kontekście rejestracji dokonywanej drogą elektroniczną lub w przypadku wniosku o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie zgłaszania do 24 – godzinnego rozpatrywania wniosku, spółki muszą w samodzielny sposób występować do tych organów, a nie za pośrednictwem złożenia wniosków tylko „w jednym okienku”. Pojawia się tu możliwość pominięcia opcji tylko jednego okienka, w której to wspólnicy spółki zmuszeni są do skorzystania z rygoryzmu oraz przewlekłości procesu rejestracji powiązanej z przekazywaniem dokumentów pomiędzy poszczególnymi instytucjami. Wniosek, który jest złożony z pominięciem urzędowego formularza lub składany nieprawidłowo na nieprawidłowo wypełnionych formularzach podlega zwrotowi, bez jednoczesnego wzywania do uzupełniania braków, co skutkuje w praktyce przewlekłością całej procedury (konieczne jest ponowne występowanie z tym wnioskiem).

Jednak w jego miejsce pojawia się możliwość występowania w bezpośredni sposób po zyskaniu statusu spółki w organizacji do Urzędu Skarbowego i Głównego Urzędu Statystycznego o nadanie odpowiednio numerów NIP oraz REGON, a także wystąpienie przez te spółkę w organizacji z właściwym wnioskiem do Krajowego Rejestru Sadowego już po złożeniu powyższych dokumentów. Wnioski zwracane mogą być ponownie złożone w terminie siedmiu dni od chwili doręczenia zarządzenia w zakresie jego zwrotu.

Możliwe jest także, podczas rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością skorzystanie ze wzorców elektronicznych, dostępnych pod adresem internetowym: https://ems.ms.gov.pl/. Wysyłanie tak wypełnionych wzorców w formie elektronicznej w praktyce znacznie przyspiesza czas dokonywania rejestracji spółek oraz daje odpowiedniemu sądowi instrukcyjnie przyjmowany termin 24 godzin na dokonywanie wpisu danej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Złożenie wniosku w powyższej formie wymaga podpisania go tak zwanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podmiot wpisany do KRS jest zobowiązany do umieszczenia w oświadczeniach pisemnych i skierowanych, w obszarze swojej działalności gospodarczej, do ustalonych osób oraz organów, następujących informacji:

• Firmy lub nazwy;
• Siedziby oraz adresu;
• Oznaczenia prawnej formy podejmowanej działalności gospodarczej;
• Numeru NIP;
• Oznaczenia sądu rejestrowego, w jakim przechowuje się akta rejestrowe danego podmiotu, a także numer tego podmiotu w odpowiednim rejestrze.