Zakładanie działalności gospodarczej

Firmę konkretnego przedsiębiorcy stanowi jego imię oraz nazwisko. Dopuszczalne jednak jest dodawanie do tej firmy elementów / wyrazów o fantazyjnym charakterze, które wskazują na przedmiot prowadzonej działalności – przykładowo Łukasz Grochowski Biuro Rachunkowe Piaseczno, formę realizowanego handlu (przykładowo hurtownia albo przedsiębiorstwo wielobranżowe), logo, skrót (przykładowo VAT biuro księgowe Krzysztof Vatowski), miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, skrót oraz inne określenia dowolnie przez przedsiębiorcę wybrane. Należy w tym miejscu zauważyć, że nie jest istotne to w jakim języku zapisywana jest firma. Dopuszczalnym może być zastosowanie nazewnictwa zagranicznego.

Firma przedsiębiorcy musi być unikalną. W związku z tym musi się odróżniać w wystarczający sposób od pozostałych firm przedsiębiorców, którzy działają na tych samych rynkach (dopuszcza się z kolei funkcjonowanie identycznych firm jednak na rozmaitych rynkach. Przez to rozumie się różnorodne branże, przedmioty realizowanej działalności gospodarczej, a nie jedynie zakresy terytorialne działania przedsiębiorstw). Firma, która jest zarejestrowana wcześniej, posiada pierwszeństwo w korzystaniu z niej przed tą, jaka była zarejestrowana później.

Należy także pamiętać, że firma nie może wprowadzać w błąd w zakresie prowadzonej działalności, bądź co do zakresu wykonywanych czynności.

Nie istnieje możliwość zbywania samej firmy przedsiębiorstwa. Pojawia się jednak możliwość zbywania całego podmiotu gospodarczego, w skład jakiego wchodzi także jego nazwa (czyli firma). Możliwym jest dodatkowo skorzystanie przez drugiego przedsiębiorcę z firmy innego przedsiębiorcy. Sytuacja ta w praktyce przybierać może formę tak zwanej franszyzy, w której to poza firmą przekazywane są umową pakietową wszelkie informacje odnoszące się do między innymi do:

• Wystrojów lokali;
• Receptur;
• Know – how.

Możliwy jest dodatkowo handel prawami autorskimi w obszarze fantazyjnych znaków, które to znajdują się przykładowo w firmie konkretnego przedsiębiorcy. Dzieje się tak, bowiem po zbudowaniu już na określonym rynku konkretnej marki, może stanowić ona wielką wartość, będącą wartością samą w sobie, a jednocześnie stanowiącą ważny element firmy danego przedsiębiorstwa. Na zbliżonej zasadzie możliwym jest sprzedawanie praw autorskich do określonych domen internetowych, wykorzystywanych przez firmy przedsiębiorców.

Przy nabywaniu przedsiębiorstwa można je dalej prowadzić pod dotychczasową nazwą. Z wyłączeniem, kiedy czegoś innego nie zastrzeżono w umowie. Nabywca podmiotu gospodarczego powinien jednak umieszczać pewien dodatek, który wskazuje firmę albo nazwisko dotyczące nabywcy, chyba iż strony transakcji postanowiły coś innego. Podobnie w momencie wystąpienia ze spółki wspólnika jest możliwe zachowywanie tej samej firmy, lecz za pisemną zgodą jednostki występującej. Natomiast w momencie śmierci – pisemna zgoda łącznie udzielana jest przez małżonka oraz dzieci osoby zmarłej. Zgoda ta wymagana również jest podczas kontynuowania działalności przez następców prawnych.

Firma należąca do osoby prawnej stanowi jej nazwę. W odniesieniu do spółek (nie tylko tych, które posiadają osobowość prawną) konieczne jest zawieranie w firmie elementów wskazujących na formę organizacyjną podmiotu, w jakiej prowadzona będzie działalność. Szczegółowe zasady w tym zakresie wskazane są w ustawie – Kodeks Spółek Handlowych.

Podczas obrotu gospodarczego nie występuje obowiązek stosowania pieczęci firmowej albo konta firmowego. Występuje natomiast zobowiązanie do posługiwania się rachunkami przedsiębiorców w kontekście przeprowadzania płatności pomiędzy przedsiębiorcami o wartości powyżej 15 tysięcy euro. Stwierdzenie to nie oznacza, że musi to być jedynie rachunek firmowy, ponieważ taką rolę może sprawować prywatny rachunek należący do przedsiębiorcy. Z praktycznego punktu widzenia brak specjalnego rachunku przedsiębiorcy może okazywać się jednak uciążliwym.

Przedsiębiorcy wpisani do odpowiedniej ewidencji zobowiązani są umieszczać w odpowiednich pisemnych oświadczeniach, kierowanych w kontekście swojej działalności gospodarczej do oznaczonych osób oraz organów, NIP (czyli: numer identyfikacji podatkowej), a także posługiwać się powyższym numerem podczas dokonywania obrotu prawnego i gospodarczego. Wprowadzając natomiast towar do obrotu handlowego na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej przedsiębiorcy są zobowiązani do zamieszczenia na towarach, ich opakowaniach, etykietach, instrukcjach lub do dostarczania w odmienny, zwyczajowo przyjmowany sposób, informacji pisemnych w języku polskim, które:

• Określają firmę danego przedsiębiorcy oraz jego adres;
• Umożliwiają zidentyfikowanie towarów.

W sytuacji bezpośredniej sprzedaży albo sprzedaży dokonywanej na odległość przy wykorzystywaniu środków przekazu masowego, sieci teleinformatycznych bądź druków bezadresowych, przedsiębiorcy są zobowiązani do podawania w ofercie handlowej minimum następujących informacji:

• Firma przedsiębiorcy;
• Numer identyfikacji podatkowej;
• Siedziba oraz adres przedsiębiorcy.

W obszarze przedmiotu prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy powinni szukać odpowiednich informacji w rozporządzeniu w zakresie PKD oraz specjalnych objaśnieniach zamieszczonych w tej klasyfikacji.

W tym miejscu należy także pamiętać, iż w zależności kto chce założyć podmiot gospodarczy inaczej przedstawia się droga rejestracji. Została ona dokładniej przybliżona w zamieszczonym niżej zestawieniu tabelarycznym.

Rejestracja działalności gospodarczej w zależności od podmiotu

W odniesieniu do przedsiębiorców, którzy korzystają z CEIDG (a więc Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), prowadzoną działalność gospodarczą można będzie zarejestrować w tej ewidencji zarówno w samodzielny sposób poprzez Internet, jak również w odpowiednim urzędzie miasta oraz gminy. Wnioski CEIDG – 1 stanowią jednocześnie:

• Wniosek kierowany do GUS o nadanie numeru REGON;
• Wniosek kierowany do Urzędu Skarbowego o nadanie numeru NIP;
• Wniosek dotyczący wyboru sposobu księgowości (wybór np.: księga przychodów i rozchodów, pełna księgowość podmiotu),
• Wniosek dotyczący wyboru sposobu opodatkowania (wybór np.: zasady ogólne, opodatkowanie liniowe, karta podatkowa),
• Wniosek dotyczący wyboru kwartalnej albo miesięcznej formy rozliczeń z podatku dochodowego.

Razem z wnioskiem CEIDG – 1 doręczyć można deklarację VAT – R, w której to dokonuje się procedury rejestracji w celach podatku od towarów i usług. W tym samym formularzu podatnicy, chcący zarejestrować się jako podatnicy VAT – UE, bądź wybrać jeszcze inną preferencję co do podatku VAT (rozliczenie kwartalne, mały podatnik, szczególna zasada marży) muszą dodatkowo dokonywać zgłoszenia poprzez wybieranie w nim właściwej rubryki. Deklaracja VAT – R doręczana jest łącznie z wnioskiem CEIDG – 1, a to oznacza, iż dodatkowo nie trzeba już go wysyłać do właściwego Urzędu Skarbowego. Niezależnie jednak od składanego wniosku, przedsiębiorcy muszą dokonać w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych odpowiedniego zgłoszenia w celach ubezpieczeniowych (składa się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych deklarację ZUS ZUA albo ZUS ZZA).

Wniosek CEIDG – 1 wolny jest od dokonywania opłat. Jednak już od czynności urzędowych polegających na potwierdzaniu zarejestrowania przedsiębiorcy, jako podatników podatku VAT, jako podatników VAT czynnych, bądź podatników VAT zwolnionych pobiera się opłatę skarbową w wysokości 170 złotych.

Przymusowemu wpisowi do odpowiedniej ewidencji podlega przedsiębiorca będący osobą fizyczną. Podobnie, rejestracja poprzez CEIDG – 1 dokonywana jest przez spółkę cywilną – w jej przypadku za przedsiębiorców uważa się wspólników danej spółki, którzy w sposób niezależny dokonują rejestracji, zaś umowę spółki traktuje się jako dodatkowy warunek rejestracyjny.

Kiedy dokonać rejestracji w CEIDG?

Procedury rejestracji w CEIDG dokonać trzeba nie później aniżeli w dniu rozpoczynania działalności gospodarczej. Możliwe jest jednak złożenie wcześniejsze odpowiedniego wniosku wskazujące na późniejszą datę rozpoczęcia prowadzenia swojej firmy. Przedsiębiorcy mogą podjąć prowadzenie działalności gospodarczej już w dniu złożenia właściwego wniosku o wpisanie ich do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, bądź po przeprowadzeniu wpisu do rejestrów przedsiębiorców prowadzonych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Rozpoczęcie funkcjonowania podmiotu gospodarczego przed datą złożenia powyższych wniosków powoduje, iż dany przedsiębiorca faktycznie nie dopełnił czynności rejestracyjnych firmy.

Ważne jest zapamiętanie, że prowadzenie podmiotu gospodarczego nie jest tym sam co, przeprowadzanie czynności wstępnych, powiązanych z podejmowaniem w przyszłości takiej działalności. Podatnicy posiadający zamiar rozpoczęcia działalności gospodarczej, mogą przed jej zarejestrowaniem kupować towary oraz usługi konieczne w początkowej fazie jej prowadzenia. Z tytułu powyższych czynności podatnik dysponuje prawem do rozliczenia kosztów uzyskiwania przychodów i do odliczenia podatku od towarów i usług.

Jak i kiedy założyć spółkę?

Pierwszą czynność w odniesieniu do osób prawnych lub spółek osobowych podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego powinno stanowić zawarcie odpowiedniej umowy spółki. Po zawarciu jej możliwe jest nadanie spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej odpowiedniego statusu spółki w organizacji.

W kontekście wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego zgłoszenia trzeba dokonać w terminie siedmiu dni od daty rozpoczęcia działalności tego podmiotu. Do odpowiedniego wniosku o dokonanie pierwszego wpisu do rejestru przedsiębiorców wnioskodawcy dołączają przede wszystkim umowę spółki, a także dokumenty potwierdzające uprawnienia do korzystania z lokali lub nieruchomości, w jakich to zlokalizowana jest siedziba spółki. Do wniosków o wpis podmiotów podlegających obowiązkowi co do wpisu do rejestru dołączane są uwierzytelniane w sposób notarialny albo składane przed sędzią bądź upoważnionym do tego pracownikiem sądu wzory podpisów ludzi upoważnionych do reprezentacji tych podmiotów lub prokurentów.

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne posiadają możliwość działania jako tak zwana „spółka w organizacji”, a to oznacza iż nie wystąpiło jeszcze faktyczne zarejestrowanie podmiotu. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji bądź spółki akcyjne w organizacji powstają z momentem zawarcia umów tych spółek.

Podmiot w organizacji może we własnym imieniu nabyć prawa, a w tym prawo własności nieruchomości oraz pozostałe prawa rzeczowe, zaciągnąć zobowiązania, pozwać oraz zostać pozywanym. W spółkach jednoosobowych w organizacji jedyni wspólnicy nie posiadają prawa do reprezentowania spółek. Nie dotyczy to jednak zgłaszania ich do sądu rejestrowego, w jakim wspólnik ten posiada uprawnienie do reprezentowania spółki.

Poza wnioskiem do Krajowego Rejestru Sądowego spółka złożyć musi w okienku podawczym właściwego sądu odpowiedni wniosek dotyczący celów podatkowych VAT, ZUS wspólników, a także wniosek REGON oraz wniosek o nadanie NIP. Może również pojawić się obowiązek rejestrowania poszczególnych wspólników w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Za przedsiębiorców w celach związanych z ZUS należy traktować wspólników jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Procedury rejestracji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych wymaga także działalność wspólników, komplementariuszy spółek osobowych (czyli spółki cywilnej, spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki komandytowej, spółki komandytowo – akcyjnej, jako przedsiębiorców), komandytariuszy. Spółka dodatkowo musi składać wniosek kierowany do GUS, a związany z nadaniem numeru REGON i do Urzędu Skarbowego w zakresie nadania numeru NIP.

W kontekście rejestracji dokonywanej drogą elektroniczną lub w przypadku wniosku o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie zgłaszania do 24 – godzinnego rozpatrywania wniosku, spółki muszą w samodzielny sposób występować do tych organów, a nie za pośrednictwem złożenia wniosków tylko „w jednym okienku”. Pojawia się tu możliwość pominięcia opcji tylko jednego okienka, w której to wspólnicy spółki zmuszeni są do skorzystania z rygoryzmu oraz przewlekłości procesu rejestracji powiązanej z przekazywaniem dokumentów pomiędzy poszczególnymi instytucjami. Wniosek, który jest złożony z pominięciem urzędowego formularza lub składany nieprawidłowo na nieprawidłowo wypełnionych formularzach podlega zwrotowi, bez jednoczesnego wzywania do uzupełniania braków, co skutkuje w praktyce przewlekłością całej procedury (konieczne jest ponowne występowanie z tym wnioskiem).

Jednak w jego miejsce pojawia się możliwość występowania w bezpośredni sposób po zyskaniu statusu spółki w organizacji do Urzędu Skarbowego i Głównego Urzędu Statystycznego o nadanie odpowiednio numerów NIP oraz REGON, a także wystąpienie przez te spółkę w organizacji z właściwym wnioskiem do Krajowego Rejestru Sadowego już po złożeniu powyższych dokumentów. Wnioski zwracane mogą być ponownie złożone w terminie siedmiu dni od chwili doręczenia zarządzenia w zakresie jego zwrotu.

Możliwe jest także, podczas rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością skorzystanie ze wzorców elektronicznych, dostępnych pod adresem internetowym: https://ems.ms.gov.pl/. Wysyłanie tak wypełnionych wzorców w formie elektronicznej w praktyce znacznie przyspiesza czas dokonywania rejestracji spółek oraz daje odpowiedniemu sądowi instrukcyjnie przyjmowany termin 24 godzin na dokonywanie wpisu danej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Złożenie wniosku w powyższej formie wymaga podpisania go tak zwanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podmiot wpisany do KRS jest zobowiązany do umieszczenia w oświadczeniach pisemnych i skierowanych, w obszarze swojej działalności gospodarczej, do ustalonych osób oraz organów, następujących informacji:

• Firmy lub nazwy;
• Siedziby oraz adresu;
• Oznaczenia prawnej formy podejmowanej działalności gospodarczej;
• Numeru NIP;
• Oznaczenia sądu rejestrowego, w jakim przechowuje się akta rejestrowe danego podmiotu, a także numer tego podmiotu w odpowiednim rejestrze.

Należy w tym miejscu jednak zapamiętać, iż chociaż wykonywanie dowolnej działalności gospodarczej jest wolnym i równym dla wszystkich, to istnieją takie profesje, w których to prowadzenie przedsiębiorstwa wymaga skonkretyzowanych, dodatkowych przedsięwzięć kontrolno – nadzorczych po stronie państwa polskiego. Uzyskania odpowiedniej koncesji wymagane jest od działalności prowadzonej w zakresie:

• Poszukiwania i rozpoznawania rozmaitych złóż węglowodorów, a także kopalin stałych, które są objęte tak zwaną własnością górniczą. Koncesją w tym zakresie są również objęte takie działania jak wydobywanie kopalin ze złóż podziemnych, wydobywanie substancji z podziemnego bezzbiornikowego magazynowania oraz podziemne składowanie odpadów;
• Wytwarzania oraz obrotu materiałami i substancjami wybuchowymi, obrotu bronią, amunicją, wyrobami oraz technologią posiadającą przeznaczenie wojskowe lub policyjne;
• Wytwarzania, przetwarzania, przesyłania, magazynowania, dystrybucji, a także obrotu paliwami oraz energią;
• Podejmowania się ochrony osób oraz mienia;
• Rozpowszechniania radiowych i telewizyjnych programów, jednak z wyłączeniem takich programów, które są rozpowszechniane tylko w systemach teleinformatycznych, a jakie nie są jednocześnie rozprowadzane w sposób naziemny, satelitarny lub za pomocą sieci kablowych;
• Przewozu lotniczego;
• Prowadzenia kasyn gier.

Poza wymienionymi wyżej działalnościami o charakterze koncesyjnym istnieją także takie branże, w jakich prowadzenie działalności jest działalnością regulowaną, która prowadzona może być jednak bez odpowiedniego zezwolenia albo licencji (forma oraz zakres działalności gospodarczej są dokładnie ustalane na szczeblach ustawowych, zaś przedsiębiorca spełni konkretne warunki, a także pozyska wpis na listę takich podmiotów, które prowadzą działalność o charakterze regulowanym). Przegląd tego rodzaju uregulowań został przedstawiony w poniżej tabeli.

Podstawy regulowanej działalności gospodarczej

Istnieje ponadto zakres działalności gospodarczych, które wymagają:

• Odpowiedniego zezwolenia, licencji albo zgody (między innymi pośrednicy w obrocie nieruchomościami, taksówkarze, zarządcy nieruchomościami);
• Odpowiedniego wpisu do rejestrów w połączeniu z dysponowanie odpowiednimi kwalifikacjami zawodowymi, wykształceniem (na przykład zawody prawnicze, zawody doradztwa podatkowego, prowadzenie biur księgowych, biuro rachunkowe).