Ewidencja podatkowa i księgowość

Poza obowiązkami terminowego płacenia podatków oraz opłat skarbowych przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia odpowiedniej dla siebie rachunkowości. Standardowymi formami księgowości są w Polsce księgi rachunkowe. Znaczna część podatników może skorzystać z różnych uproszczeń księgowych.

Ewidencja w zakresie rachunkowości nie powstaje jedynie w celach dopełniania przepisów podatkowo – prawnych. Jej celem jest także analiza zarządcza i możliwość zaplanowanie przyszłych działań biznesowych. Możliwe jest również wskazanie tych obszarów wydatków i przychodów danej jednostki. Roli ksiąg rachunkowych, tak w sytuacji pełnej księgowości, jak również u podmiotów prowadzących KPiR nie ogranicza się więc tylko do rzetelnego oraz prawidłowego prezentowania sytuacji firmy przed jednostkami skarbowymi. W prawidłowym prowadzeniu ewidencji może pomóc dobrze działające biuro rachunkowe.

Ewidencje rachunkowe / księgowe podzielić należy na dwie zasadnicze grupy:

• do prowadzenia jednej z nich zobowiązany jest każdy z podatników (po dokonaniu wyboru jednego z niezbędnych w tym obszarze rodzajów ewidencji).
• W drugiej grupie znajdują się natomiast takie, jakie prowadzą jedynie podmioty, które uczestniczą w konkretnych transakcjach albo prowadzące określone zakresy działalności.

Podział ten został przedstawiony w poniższej tabeli.

Pełna księgowość

Stosowana jest obligatoryjnie przez podmioty posiadające siedzibę bądź posiadające miejsce sprawowania zarządu w Rzeczypospolitej Polskiej, a dokładniej:

• Spółki handlowe oraz spółki cywilne (z wyłączeniem wskazanych niżej, a dotyczących limitów przychodów netto), a ponadto pozostałe osoby prawne, lecz bez Skarbu Państwa oraz Narodowego Banku Polskiego;
• Spółki cywilne zakładane przez osoby fizyczne, osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych, spółdzielnie socjalne, spółki partnerskie, jeśli przychody netto tych podmiotów pochodzące ze sprzedaży produktów, towarów oraz operacji finansowych za rok obrotowy (poprzedni) wyniosły przynajmniej równowartość w złotym 1 200 000 euro;
• Jednostki organizacyjne, które działają na podstawie przepisów Prawa Bankowego, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej oraz reasekuracyjnej, przepisów o organizacji oraz funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo – kredytowych bez względu na poziom przychodów;
• Gmina, powiat, województwo i ich związki, a ponadto:
  • Państwowe, gminne, powiatowe oraz wojewódzkie jednostki o charakterze budżetowym;
  • Państwowe fundusze celowe;
  • Gminne, powiatowe oraz wojewódzkie zakłady budżetowe;
• Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, z wyłączeniem spółek, o których jest mowa w dwóch pierwszych punktach;
• Osoba zagraniczna, oddział i przedstawicielstwo przedsiębiorców zagranicznych, według przepisów o swobodzie prowadzenia działalności gospodarczej;
• Jednostki, które nie zostały niewymienione wyżej, jeśli otrzymują na przeprowadzenie zleconych zadań dotacje albo subwencje z państwowego budżetu, budżetów poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego albo funduszów celowych – od pierwszego dnia roku obrotowego, w jakim dotacje bądź subwencje te zostały im przekazane.

Osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych oraz spółka partnerska może stosować reguły rachunkowości określane ustawą także od początku kolejnego roku obrotowego, jeśli ich przychody o charakterze netto pochodzące ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych z poprzedniego roku obrotowego są niższymi, aniżeli równowartość w złotym 1 200 000 euro.

W powyższym przypadku osoby te, bądź wspólnicy przed początkiem roku obrotowego zobowiązani są do zawiadamiania o tym fakcie organów skarbowych, właściwego w zakresie opodatkowania podatkami dochodowymi.

Uproszczona zasada rachunkowości

Uproszczona zasada rachunkowości odnosi się do:

• Stowarzyszenia;
• Fundacji;
• Partii politycznej;
• Związku zawodowego;
• Organizacji pracodawców;
• Izby gospodarczej;
• Organizacji dobroczynności oraz opieki społecznej;
• Przedstawicielstwa zagranicznych przedsiębiorców.

Uproszczenia te polegają na ograniczaniu procedur i zmniejszaniu ilości informacji, które są przedstawiane w sprawozdaniach finansowych tych jednostek.

Podmiot prowadzący księgi rachunkowe, stosuje odpowiednie przepisy zawarte w ustawie o rachunkowości z wyjątkami precyzowanymi w rozporządzeniach. Jeśli jednostki podejmują działalność w trakcie roku obrotowego, wtedy z dniem podejmowania tej właśnie działalności stosuje się przepisy prawne ustawy o rachunkowości, które są związane z jednostkami prowadzącymi działalność gospodarczą.

W zakresie przyjmowanej polityki rachunkowości jednostki mają także prawo do skorzystania z pewnych uproszczeń w zaprezentowaniu sprawozdań finansowych, jeśli nie wpływa to w negatywny sposób na prezentowanie rzetelnych i jasnych obrazów, co do sytuacji finansowej, majątkowej, a także wyniku finansowego.

Jednostka gospodarcza sporządzająca sprawozdanie finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej, Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, a także powiązanymi z nimi interpretacjami stosuje przepisy zawarte w ustawie o rachunkowości, a także przepisy wykonawcze wydawane w oparciu o nią, w zakresie, który nie jest uregulowany przez MSR.

Innego charakteru uszczegółowienia odnoszą się do:

• Instytucji finansowych (obrót instrumentami finansowymi);
• Banków;
• Funduszy inwestycyjnych;
• Domów maklerskich;
• Funduszy emerytalnych;
• Zakładów ubezpieczeniowych oraz zakładów reasekuracji.

Księga przychodów i rozchodów

Osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych oraz spółka partnerska, wykonująca działalność gospodarczą, która:

• Nie przekroczyła limitu przychodów netto z przeprowadzanej sprzedaży produktów, towarów i operacji finansowych za ubiegły rok;
• Nie podjęła decyzji w zakresie prowadzenia pełnej rachunkowości przed momentem przekroczenia powyższego limitu,

jest zobowiązana do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także uwzględniania w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych informacji niezbędnych do obliczania wysokości odpisu amortyzacyjnego.

Obowiązek w zakresie prowadzenia ksiąg nie dotyczy jednostek, które:

• Płacą podatek dochodowy w zryczałtowanych formach;
• Wykonują jedynie usługi przewozu osób oraz towarów z wykorzystaniem taboru konnego;
• Wykonują zawody adwokackie jedynie w zespole adwokackim;
• Przeprowadzają odpłatnego zbycia elementów majątku:
  • Po zlikwidowaniu działalności gospodarczej samodzielnie prowadzonej;
  • Uzyskanych w powiązaniu ze zlikwidowaniem spółki, która nie była osobą prawną, bądź z wystąpieniem z powyższej spółki.

   

Jeśli dany podatnik podejmuje decyzje związane z korzystaniem z pełnej rachunkowości przed momentem przekroczenia limitu 1 200 000 euro, to:

• KPiR jest prowadzona aż do zakończenia konkretnego roku podatkowego;
• Przed początkiem roku podatkowego zawiadomić trzeba o tym naczelnika tego Urzędu Skarbowego, który jest właściwy w sprawach podatku dochodowego.

Ewidencja przychodów:

Podatnik, który wybierze zapłacenie podatku w postaci ryczałtu ewidencjonowanego, jako formy księgowości jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przychodów.

Ewidencja przychodów może być wybrana jedynie przez osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą albo przez spółki cywilne / jawne osób fizycznych.

Ryczałt nie jest stosowany do podatników, którzy:

• Opłacają podatek w postaci karty podatkowej;
• Korzystają, na podstawie przepisów szczegółowych, z okresowego zwolnienia;
• Osiągają w całości albo w części przychody uzyskiwane z tytułów:
  • Prowadzenia apteki;
  • Działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw;
  • Działalności dotyczącej kupna oraz sprzedaży dewiz;
  • Prowadzenia pozarolniczej działalności w zakresie wolnych zawodów, które są inne, aniżeli działalność gospodarcza wykonywana osobiście przez lekarzy stomatologów, lekarzy, lekarzy weterynarii, felczerów, techników dentystycznych, położne, pielęgniarki, nauczycieli oraz tłumaczy w zakresie usług edukacyjnych, które polegają na udzielaniu lekcji w systemie godzinowym, jeżeli działalność powyższa nie jest realizowana dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych, jakie nie posiadają osobowości prawnej, bądź na rzecz osób fizycznych w celach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej;
  • Świadczenia tych usług, które zostały wymienione w załączniku numer 2 w ustawie o podatku ryczałtowym;
  • Działalności związanej z handlem częściami oraz akcesoriami przeznaczonymi do pojazdów mechanicznych;
• Wytwarzają wyroby, które są opodatkowane akcyzą, w oparciu o odrębne przepisy, z wyjątkiem jednak wytwarzania energii elektrycznej ze źródeł energii (odnawialnych),
• Podejmują wykonywanie działalności gospodarczej w roku podatkowym po przemianie działalności, która była wykonywana:
  • W sposób samodzielny na działalność w formie spółki wraz z małżonkiem;
  • W postaci spółki z małżonkiem na prowadzoną samodzielnie przez tylko jednego, albo każdego z małżonków oddzielnie;
  • W sposób samodzielny przez małżonków na działalność realizowaną samodzielnie przez drugiego z małżonków;
  • jeżeli małżonkowie lub małżonek przed zmianą formy opłacania z tytułu przeprowadzania tej działalności płacili podatek na zasadach ogólnych;
• Rozpoczynają działalność w sposób samodzielny lub w postaci spółki, jeśli podatnik albo przynajmniej jeden wspólnik, przed zapoczątkowaniem działalności w konkretnym roku podatkowym albo w poprzedzającym dany rok podatkowy, wykonywał w zakresie stosunku pracy, bądź spółdzielczego stosunku pracy działania wchodzące w obszar funkcjonowania podatnika albo spółki.

Podatnik płaci w danym roku podatkowym ryczałt od uzyskiwanych przychodów ewidencjonowanych, jeśli:

• Podczas roku poprzedzającego rok podatkowy:
  • Uzyskał przychody z powyższej działalności, prowadzonej jedynie samodzielnie, na poziomie nieprzekraczającym 150 000 euro, bądź
  • Uzyskał przychody jedynie z działalnością prowadzoną w formie spółki, zaś suma przychodów wszystkich wspólników danej spółki z powyższej działalności nie przekroczyły wartości 150 000 euro;
• Rozpoczynają wykonywanie działalności gospodarczej w danym roku podatkowym oraz nie korzystają z możliwości opodatkowania w postaci karty podatkowej – bez uwzględniania wysokości przychodów.

Jeśli podatnicy podczas roku poprzedzającego rok podatkowy prowadzili działalność w sposób samodzielny, a także w postaci spółki, opłacają w roku podatkowym podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych:

• Z działalności samodzielnej, kiedy spełniają warunki określone dla osób fizycznych, zaś z działalności realizowanej w formie spółki – kiedy spełniają warunki dla spółek;
• Odrębnie z działalności realizowanej samodzielnie oraz w sposób odrębny z działalności realizowanej w postaci spółki, warunki wskazane wyżej liczone są odrębnie.

Karta podatkowa

Podatnicy, którzy prowadzą działalność opodatkowaną w postaci karty podatkowej są zwolnieni z obowiązku prowadzenia odpowiednich ksiąg rachunkowych, składania zeznań podatkowych do organów skarbowych oraz do wpłacania zaliczki na podatek. Podatnicy tacy są zobowiązani jednak wydawać na żądanie klientów rachunki oraz faktury, o jakich mowa w przepisach szczegółowych, a stwierdzające sprzedaż lub wykonanie konkretnej usługi, a także są obowiązani do przechowywania tych rachunków oraz faktur w okresie pięciu lat podatkowych, zaczynając od końca roku, w jakim wystawiono dany rachunek albo fakturę. Są również zobowiązani do prowadzenia książki ewidencji zatrudnienia.

Nie zawsze podatnicy są zdolni do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. By było to dobrze przeprowadzone warto zaangażować w to odpowiednie biuro rachunkowe lub biuro księgowe.